Con la diffusione esponenziale del COVID-19 (noto anche come coronavirus), la maggior parte delle aziende ha optato per il lavoro da remoto dei propri dipendenti. Questo è uno dei modi più efficaci per ridurre il rischio che l'infezione entri in contatto con le persone. Tuttavia, il lavoro a distanza ha le sue sfide.
Se questa è la tua prima volta lavorare da casa , ti verrà richiesto di fornire il servizio in modo ottimale. Tuttavia, senza la conoscenza e la preparazione adeguate, questo può facilmente diventare una sfida e avere un impatto negativo sulla tua vita lavorativa. Dal momento che non esiste una risposta definitiva per quanto tempo dovrebbe durare questa auto-quarantena, imparare tecniche e consigli utili ti porterà lontano nel lungo periodo.
Questo articolo ti introdurrà a problemi comuni e risponderà alle domande frequenti relative al lavoro a distanza. Anche se l'hai già fatto in precedenza, ti consigliamo di leggere questo pezzo: non puoi mai sbagliare cercando nuovi modi per migliorare la tua produttività.
La sfida più grande: isolamento e comunicazione
Una delle maggiori sfide che dovrai affrontare quando lavori in remoto è la mancanza di comunicazione diretta con il tuo team, colleghi e manager. Poiché non puoi più semplicemente avvicinarti alla loro scrivania o chiamarli alla tua, devi trovare modi alternativi per raggiungerli online.
Per aiutarti a superare questo ostacolo e mantenere i rapporti con i colleghi, assicurati di utilizzare tutti gli strumenti di comunicazione. Esistono tonnellate di siti Web e applicazioni che aiutano i team a lavorare insieme anche a centinaia di miglia di distanza tra i membri.
Ecco alcune delle nostre scelte migliori per applicazioni, siti Web e servizi che garantiranno un flusso di lavoro efficiente e un'ottima comunicazione per il tuo team.
Talking e conferenze online
Ci sono dozzine di applicazioni che ti offrono la possibilità di comunicare con i tuoi colleghi, tuttavia, in un ambiente professionale hai bisogno di soluzioni professionali. Le nostre scelte migliori in questa categoria sono Skype e Discord.
Skype di Microsoft non ha bisogno di presentazioni. È noto come uno strumento estremamente affidabile per le aziende per migliorare la comunicazione e persino tenere conferenze online. Con la possibilità di chattare in gruppo, inviare messaggi diretti in privato, condividere lo schermo del computer e persino videochiamare, ha tutto ciò di cui hai bisogno per comunicare con successo con i tuoi colleghi.
Skype è disponibile per il download gratuito su tutte le piattaforme, compresi i dispositivi mobili. Per gli utenti più avanzati, la filiale Skype for Business ti offre ancora più funzionalità e meno limitazioni disponibili Ufficio 365 .
D'altra parte, Discord è un'applicazione abbastanza nuova nel mondo degli affari. Conquistando il cuore degli utenti più giovani, Discord è nato come software alternativo per sostituire sia Skype che TeamSpeak. Si concentra principalmente sulla comunicazione organizzata, sia individualmente, in gruppi e nei cosiddetti server.
Configurare il tuo server Discord è estremamente semplice e invitare i tuoi colleghi non richiede più di due clic. Configura spazi diversi per argomenti, crea canali di chiamata vocale, assegna ruoli e autorizzazioni, condividi file, esegui lo streaming live del tuo computer e sfrutta persino l'automazione tramite i bot.
Discord è disponibile per scarica gratis e accessibile dal tuo browser web all'indirizzo www.discordapp.com . A partire dal 12/03, gli sviluppatori hanno temporaneamente aumentato il limite di utenti delle sale Livestream da 10 a 50 alla luce del COVID-19, rendendo più facile la collaborazione tra grandi gruppi.
Leggi: Discord bloccato e non si apre su Windows? Ecco come risolverlo
Pianificazione e organizzazione
Lavorare in modo collaborativo e rimanere aggiornato su ciò che i tuoi colleghi stanno facendo può creare o distruggere un progetto per ogni membro della tua organizzazione o gruppo. Senza gli strumenti necessari per inviare e ricevere informazioni, ogni lavoratore remoto rischia di rimanere indietro.
Fortunatamente, sono disponibili tonnellate di opzioni per le persone che desiderano mettere insieme schede complete e interattive, condividere aggiornamenti di lavoro e coordinare il passaggio successivo di un progetto. Le nostre scelte migliori per questa categoria sono lento e Trello .
Entrambi questi servizi sono basati sul Web e offrono una prova gratuita e piani premium per gli utenti più impegnati.
Condivisione di file
Mentre puoi condividere piccoli file come immagini tramite le applicazioni sopra menzionate, le cose più grandi di solito ti fanno incontrare ostacoli. Per eliminarlo, ti consigliamo di investire un po' di tempo Google Drive e Dropbox .
Entrambi questi servizi possono essere utilizzati gratuitamente fino a quando non è stata riempita una certa quantità di spazio di archiviazione, dove puoi creare un nuovo account o acquistare ulteriore spazio. Ciò che li rende le nostre scelte è la semplice sincronizzazione tra dispositivi e utenti con soluzioni basate su cloud. Sicuramente un must.
Costruire un programma strutturato
Quando trascorri la maggior parte del tuo tempo lavorando da solo, devi mantenere un programma sano e strutturato. Molte persone falliscono proprio all'inizio di questo: potresti pensare che sia giusto stare in un comodo pigiama tutto il giorno, portare un laptop a letto e rilassarti mentre lavori. La maggior parte degli esperti la pensa diversamente.
Sebbene all'inizio suoni decisamente allettante, molto probabilmente seguire un programma disorganizzato avrà un impatto sulle tue prestazioni. Per questo ti consigliamo di alzarti ogni mattina come se stessi andando in ufficio. Fai colazione, fai una doccia e vestiti bene prima di sederti davanti alla scrivania e iniziare a lavorare. Si consiglia di non lavorare nello stesso spazio in cui riposi, quindi il tuo letto è un no.
Se lavori in un ambiente con frequenti videochiamate, è un vantaggio indossare anche abiti da lavoro. Accetta le chiamate in arrivo senza esitare o chiedere 5 minuti in più per cambiarti e apparire presentabile.
Gestire il tempo e affrontare il burnout
Quando si lavora a casa, è facile dimenticare il tempo e perderne il conto. Anche se all'inizio potrebbe sembrare un vantaggio, non porta a nessun risultato positivo se continui a dimenticare di mangiare, isolarti dai tuoi cari o rimanere fermo tutto il giorno.
Ricordati di utilizzare gadget come allarmi e notifiche per alzarti dal computer, mettere da parte il tuo lavoro per un minuto e rinfrescarti. Anche se uscire per una tranquilla passeggiata non è necessariamente l'opzione migliore mentre il COVID-19 sta ancora minacciando la tua sicurezza, assicurati di incorporare un po' di esercizio leggero nella tua giornata.
Molti esperti consigliano di simulare le tue pause come se fossi in ufficio. Fai più pause più piccole, una pausa pranzo più lunga e disconnetti quando termina il tuo solito orario di lavoro per mantenere un programma produttivo. Tutto questo ti aiuterà a ridurre il rischio di esaurimento e di perdere la motivazione per lavorare da casa.
Ricordati di stare al sicuro
La cosa più importante da fare in questo momento è stare al sicuro e ridurre il rischio di essere infettati da COVID-19. Continua a praticare l'igiene, lavati spesso e accuratamente le mani e indossa una maschera quando esci per un periodo di tempo prolungato.
Se ritieni di avere i sintomi associati al coronavirus, non esitare a chiamare il medico o l'ospedale locale.
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Per darti un indizio sul lavoro a distanza, ecco alcuni dei suggerimenti che utilizza il nostro team.
Com'è il processo di onboarding dell'azienda? In che modo aiuti i neoassunti a prendere dimestichezza con la cultura aziendale?
“Il processo di onboarding inizia con 2 intense settimane di formazione e una completa immersione nel lavoro vero e proprio. Abbiamo scoperto che è il miglior modo possibile per iniziare a conoscere i tuoi colleghi, immergendo le persone in profondità e chiedendo ai colleghi più anziani di fornire supporto.
Risultato? I nuovi iscritti si sentono supportati e dal primo giorno iniziano a stabilire ottimi contatti con le persone che li supportano.
Per quanto riguarda la cultura aziendale, abbiamo un video che spiega i nostri valori 360 e il playbook che lo traduce nelle aspettative. Ogni nuovo falegname lo guarda con me quando vengono e esaminiamo insieme il playbook.
Inoltre, tieni presente che l'onboarding inizia effettivamente durante il colloquio. Non appena vedo una potenziale recluta, passo queste cose e mostro loro anche il contenuto della nostra ultima Assemblea Generale della Compagnia.
Quindi, quando il nuovo falegname entra in azienda, è già stato esposto a tutti i nostri mattoni culturali almeno 3-4 volte” ~ Julien
Cosa ti piace di più del lavorare da casa/da remoto?
“Sono una persona basata sui risultati, quindi la prima cosa è organizzare il mio programma per includere cose che altrimenti sarebbero scomode. Ad esempio, posso andare in una lavanderia a gettoni o fare la spesa al di fuori delle ore di punta. Immagino che il modo più semplice per riassumere questo sia la flessibilità degli orari”~ Aleida
Utilizzi tecniche speciali o hack di vita per rimanere concentrato quando lavori in remoto?
“Hmm, beh, potrebbe sembrare più facile che fatto. Il mio lavoro consiste nel lavorare direttamente con i clienti, tramite la nostra chat online, telefonate, e-mail o risolvere i loro problemi da remoto. Quindi, il mio trucco di tutti i tempi è creare un rapporto con i clienti quando lavoro da remoto, spiegando cosa sto facendo e tenendoli informati sull'intero processo. Alcuni hack che potrebbero esserti utili quando lavori in remoto sul PC di un cliente, limitano le app sullo schermo in modo che tu possa concentrarti sul problema. Inoltre, se il client sta effettuando dei download, puoi gentilmente richiedere loro di mettere in pausa i download per ottenere la massima larghezza di banda con cui lavorare'. Ha detto Joe.
