Far lavorare i dipendenti da casa è un ottimo modo per rendere più efficace l'allontanamento sociale durante la pandemia COVID-19. Andare a distanza aiuta anche a ridurre i costi per il momento, il che è essenziale per le aziende con un budget limitato. Mentre le grandi aziende hanno capito questo fin dall'inizio, le organizzazioni più piccole potrebbero avere difficoltà a configurare un sistema remoto di successo.
Siamo qui per aiutare rendere la transizione il più semplice possibile.
Questo articolo si concentra sull'elenco di tutti gli strumenti essenziali di cui una piccola impresa ha bisogno per creare un ambiente remoto efficiente. L'elenco di controllo è costituito da strumenti e passaggi che ogni piccola e media impresa deve intraprendere per andare a distanza e rimanere efficiente mentre lo fa.
1. Acquisire tutto l'hardware necessario
Per iniziare a lavorare in remoto, tutti i dipendenti richiedono hardware per accedere a siti Web, condividere e lavorare su documenti e stabilire comunicazioni con altri membri dell'azienda. Il più delle volte, questo significa attrezzature di proprietà dell'azienda o attrezzature personali.
Ogni dipendente dovrebbe avere un laptop o un PC su cui lavorare, indipendentemente dal fatto che sia di proprietà dell'azienda o un dispositivo personale, dipende dalle preferenze della tua azienda. Se vuoi che i tuoi lavoratori abbiano un'esperienza più professionale e sicura e abbiano il budget per farlo, ti consigliamo di distribuire i dispositivi aziendali. Puoi impostare restrizioni, monitorare l'attività e consentire ai tuoi dipendenti di separare più facilmente la vita personale da quella lavorativa.
Assicurati che tutti i dipendenti abbiano un dispositivo adatto su cui lavorare per il loro campo. Ad esempio, un grafico avrà bisogno di un computer attrezzato per gestire applicazioni pesanti, mentre uno scrittore può accontentarsi di apparecchiature meno potenti.
Se la tua azienda sta distribuendo attrezzature ai lavoratori, assicurati di tenere traccia di quale dispositivo e dove va. Si consiglia di impostare un foglio di calcolo con informazioni quali i numeri di serie del dispositivo, il nome e la firma del dipendente, nonché il modello del dispositivo. Ciò garantisce che nessun dispositivo venga confuso o perso.
2. Migliora la sicurezza con i servizi VPN
VPN è l'acronimo di Virtual Private Network. In breve, la VPN è un cavo virtuale che collega un computer a una rete non locale e fornisce una connessione sicura nascosta agli estranei. Si tratta di un servizio estremamente utile per i lavoratori remoti, in quanto riduce il rischio di potenzialmente esporre informazioni riservate.
I molti altri vantaggi dell'utilizzo di una VPN includono l'accesso a siti Web bloccati nel paese o nella regione di un dipendente, maggiore privacy da parte degli ISP, protezione dagli hacker e migliori connessioni Internet ai server utilizzando percorsi privati e diretti.
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Le VPN hanno una propria serie di vulnerabilità, poiché gli aggressori cercano di trarre vantaggio da specifici punti deboli e sfruttare i protocolli di crittografia. Tuttavia, i tuoi dipendenti sono ancora più al sicuro con una VPN poiché gli aggressori avrebbero bisogno di più tempo e risorse per rintracciarli, il che rende meno probabile che li prendano di mira.
I nostri consigli per una VPN includono NordVPN , ExpressVPN , e CyberGhost . Tutti questi servizi sono rapidi, facili da usare e convenienti per le piccole imprese.
3. Tieni traccia del tempo
Dal momento che non puoi controllare se un dipendente sta lavorando di persona come faresti quando sei in ufficio, devi essere in grado di vedere quando arriva virtualmente. Puoi sempre chiedere loro di scriverlo e inviarlo a te, tuttavia, questo non è efficiente e lascia molto spazio libero ai dipendenti.
Un modo più accurato ed efficiente è utilizzare un Time Tracker virtuale, che ti tiene aggiornato non appena un dipendente inizia o smette di lavorare. Altre utili funzionalità presenti in questi strumenti ti consentono di controllare l'indirizzo IP da cui il tuo dipendente ha eseguito il clock, il che può assicurarti che si trovi nelle loro case.
Il tempo di registrazione è necessario anche per poter determinare quante ore un dipendente ha trascorso lavorando. Questo è fondamentale se paghi le persone in base a una tariffa oraria, poiché hai bisogno di un rapporto accurato. L'abbinamento con gli strumenti di monitoraggio del computer può garantire che i tuoi dipendenti non stiano cercando di ingannare il sistema.
A tal fine, consigliamo vivamente di incorporare gli strumenti offerti da iSolved , così come il Toggl applicazione.
4. Utilizzare strumenti di comunicazione efficaci
Parlare al telefono non è sufficiente quando si passa al lavoro da remoto. È necessario sfruttare vari strumenti di comunicazione per tenere il passo con i dipendenti, rispondere e porre domande, condividere file ed eseguire controlli regolari su ogni progetto in corso. Fortunatamente, ci sono un sacco di soluzioni che fanno appello a diversi gruppi di persone tra cui scegliere.
Ecco alcuni dei nostri consigli:
- Discordia : Sebbene Discord sia nata come un'applicazione più attraente per il pubblico più giovane, è cresciuta fino a diventare uno dei software più utilizzati per scopi di comunicazione. Con la possibilità di chattare uno a uno, in gruppi e in server dedicati, Discord copre tutte le esigenze di comunicazione che un'azienda può avere. La parte migliore è che è tutto gratuito.
- Slack : Se hai bisogno di una soluzione più professionale, Slack ti copre le spalle. Ti consente di riunire i tuoi dipendenti, quindi impostare vari canali per chat, annunci, aggiornamenti e lavoro. Ciò che lo distingue dalle altre soluzioni di comunicazione è l'integrazione professionale con strumenti aziendali come Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce e Jira Cloud.
- Microsoft Teams : La tua azienda lavora con prodotti Office come Word o Excel? La tua soluzione all-in-one per la comunicazione deve essere Microsoft Teams. Ti consente di configurare una versione virtuale della tua azienda, quindi ti offre tutti gli strumenti necessari per rendere remote le attività di persona. Chatta, avvia videochiamate, organizza conferenze e integra con le applicazioni di Office per collaborare e condividere progetti.
- Ingrandisci : Per le aziende che apprezzano le conferenze, Zoom è il modo migliore per entrare in contatto con i tuoi dipendenti faccia a faccia anche a centinaia di chilometri di distanza l'uno dall'altro. Goditi chiamate di alta qualità che possono contenere un gran numero di assistenti.
5. Collaborare con i dipendenti
Sebbene la semplice comunicazione con gli altri possa diventare molto collaborativa, puoi sempre migliorarla sfruttando le suite progettate per la collaborazione in tempo reale. Combina questo con chiamate audio o video per migliorare ulteriormente l'efficacia della collaborazione con altri dipendenti.
I nostri consigli sono i seguenti:
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- Ufficio 365 (ora noto come Microsoft 365 ): Forse la suite di applicazioni più popolare oggi disponibile, Microsoft 365 è un'ottima soluzione per i lavoratori che desiderano collaborare a progetti di grandi dimensioni. Con gli strumenti per scrivere saggi, creare fogli di calcolo, gestire dati e persino creare grafici, puoi collaborare a una varietà di progetti con facilità.
- G Suite : Ciò che rende G Suite di Google una scelta straordinaria per la collaborazione è la sua disponibilità. Tutto ciò di cui hai bisogno per collaborare è un computer e il tuo browser, non è richiesta alcuna installazione. Lavora su documenti, fogli di lavoro e persino presentazioni insieme ai tuoi colleghi, completi di archiviazione e condivisione di file tramite Google Drive.
- io lavoro : Sebbene questa suite sia disponibile solo per gli utenti Mac, è un ottimo strumento in cui considerare di investire denaro. Crea splendidi documenti con strumenti semplificati e collabora con altri dipendenti senza doversi preoccupare di dettagli non necessari.
Ci auguriamo che con il aiuto di questo articolo , sei stato in grado di ottenere una panoramica di ciò che devi fare e acquisire per avere successo con la tua attività in remoto. Ti auguriamo buona fortuna e speriamo che tu abbia la possibilità di lavorare in sicurezza dalla comodità della loro casa.
